L’assistante administrative

L’assistante administrative a plusieurs cordes à son arc. Comme la secrétaire, elle accueille les visiteurs, les clients et les fournisseurs. Une de ses missions est d’organiser et de planifier les rendez-vous de son patron (ou patronne) et les déplacements de ses collaborateurs et collaboratrices. Puis elle est responsable de la gestion du courrier et traite les dossiers administratifs (mise en forme de document, classement et archivage). Elle peut aussi transmettre les informations par e-mail ou fax pour le compte de l’entreprise.

L’assistante administrative passe beaucoup de temps au téléphone et à l’accueil. Un excellent relationnel et un sens de la communication sont donc indispensables pour ce poste. La secrétaire administrative véhicule l’image de la société dans laquelle elle travaille.  L’agente administrative ou assistante commerciale peut être amenée à organiser des réunions ou des déplacements. Elle peut aussi être amenée à suivre les relations avec les fournisseurs, les banques et à assurer, par exemple, le suivi des congés du personnel. Par ailleurs, ce poste nécessite d’être une personne de confiance et d’une grande discrétion. En effet, l’assistante de comptabilité voit circuler des informations confidentielles sur la société et le personnel.

L’assistante administrative joue un rôle important puisque c’est elle qui s’occupe de toute l’organisation interne et des relations externes de l’entreprise.  Elle peut être rattachée à plusieurs cadres. Ses activités principales consistent à faire circuler l’information au sein de l’entreprise. La circulation des communiqués se fait souvent par courrier électronique, d’où une bonne connaissance en bureautique. Elle exerce le rôle d’intermédiaire entre les dirigeants et les salariés de la société et rends compte des décisions prises lors de réunions.

L’assistante commerciale

L’assistante commerciale ou la secrétaire indépendante peut également prendre en charge le suivi complet de dossiers: Contrat de maintenance, approvisionnement de matériels, gestion des personnels. L’activité de ce métier s’exerce au sein d’entreprises privées ou publiques, en freelance, en micro-entreprise ou en gestion locative. Il faut une parfaite connaissance des outils bureautiques, des modalités d’accueil et des techniques de prise de notes.
Les principales qualités des agents administratifs ou assistantes de comptabilités sont la discrétion, la rigueur et l’organisation. Elle doit avoir aussi un bon niveau d’orthographe et des qualités rédactionnelles, ainsi qu’un esprit de synthèse et le respect de la hiérarchie.

L’assistante de comptabilité

L’assistante de comptabilité peut tenir la place de secrétaire lors des conseils d’administration. Elle reçoit les appels téléphoniques des clients et des fournisseurs. Suite à ces communications téléphoniques, elle organise et arrange les rendez-vous d’affaires. Elle rédige également différents documents à la suite des demandes de ses supérieurs (courriers électroniques, rédactions diverses …). La secrétaire assure la réception des courriers et le classement ou l’envoi de ces correspondances aux destinataires. La gestion du courrier, le triage et l’archivage sont très importants dans cette profession et nécessite un excellent sens de l’organisation.

Le métier

Le métier d’assistant administratif ou assistante commerciale exige au moins 2 ans d’études (BTS) en technique de secrétariat. Les titulaires d’un baccalauréat avec quelques années d’expérience peuvent aussi occuper ce poste. Ce travail demande beaucoup de temps et de disponibilité. La préparation de réunions exige des horaires variés et souples. La secrétaire doit posséder un grand sens des responsabilités et de l’organisation. Il faut qu’elle soit capable de hiérarchiser les tâches urgentes, prioritaires ou importantes. À l’heure de l’informatisation, l’assistante administrative moderne doit connaître parfaitement la manipulation des logiciels utilisés actuellement.

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